Política de Privacidad — Tropik

Versión vigente a contar del 29 de septiembre de 2026
Última actualización: 29 de septiembre de 2026

Esta Política de Privacidad explica cómo Tropik SpA, RUT 77.729.156-4 (“Tropik”, “nosotros”), trata datos personales cuando visita https://tropik.app, usa nuestras aplicaciones web, de escritorio o móviles, o contrata nuestros servicios de mensajería omnicanal (en conjunto, la “Plataforma” o los “Servicios”).

Lea este documento junto con nuestros Términos y Condiciones. Si no está de acuerdo, no use la Plataforma.

1. Responsable del tratamiento y contacto

Para ejercer derechos o formular consultas sobre privacidad, escriba a privacidad@tropik.app (asunto sugerido: “Solicitud de privacidad”). Responderemos en los plazos legales aplicables (en Chile, en general 30 días corridos, prorrogables según la normativa; bajo el RGPD/GDPR, normalmente un mes).

Si en el futuro designamos un Delegado de Protección de Datos u otro punto de contacto formal ante la Agencia de Protección de Datos Personales de Chile, actualizaremos esta Política.

2. Ámbito y roles (importante)

Tropik trata datos en dos contextos distintos:

2.1. Cuando Tropik es responsable del tratamiento

Tratamos datos de:

• visitantes del sitio web de marketing;
• prospectos y clientes (cuentas de facturación, contratos, cobranzas);
• usuarios de la cuenta (agentes, administradores, propietarios del workspace);
• contactos de soporte y comunicaciones comerciales propias de Tropik.

2.2. Cuando Tropik es encargado (procesador) del Cliente

Al usar la Plataforma omnicanal, el Cliente (su empresa) suele ser el responsable de los datos de sus propios clientes finales, leads y conversaciones (“Contenido del Cliente”: mensajes de WhatsApp, Instagram, correo electrónico, chat, adjuntos, metadatos de conversación, etc.).

En ese caso Tropik trata el Contenido del Cliente por cuenta y según instrucciones del Cliente, conforme al contrato, a un acuerdo de encargo de tratamiento (DPA) cuando corresponda, y a la ley aplicable. Las políticas de privacidad del Cliente rigen frente a esos titulares; Tropik no decide las finalidades de marketing o venta del Cliente.

Si usted es un consumidor final que chateó con una marca a través de Tropik, ejerza sus derechos ante esa marca (el responsable). Podemos ayudar al Cliente a cumplir esas solicitudes.

3. Marco legal

Esta Política se elabora considerando, entre otras normas:

• Chile: Ley N° 19.628 sobre protección de la vida privada / datos personales, en el texto que resulte de la reforma de la Ley N° 21.719 (Agencia de Protección de Datos Personales y nuevo régimen de obligaciones), cuya entrada en vigencia plena está fijada, salvo cambio legislativo, para el 1 de diciembre de 2026, y normas reglamentarias o instrucciones de la Agencia que se dicten.
• Unión Europea / EEE / Reino Unido (cuando aplique): Reglamento (UE) 2016/679 (GDPR) y, en su caso, el UK GDPR.
• Otras leyes locales que resulten aplicables según su ubicación o la del Cliente.

Cuando una norma sea más protectora para el titular, aplicaremos ese estándar en la medida en que nos corresponda legalmente.

4. Qué datos tratamos

Recopilamos solo lo necesario para cada finalidad. Las categorías típicas son:

4.1. Datos de cuenta y facturación (responsable: Tropik)

• Identificación y contacto: nombre, correo, teléfono, cargo, empresa.
• Datos fiscales y de facturación: RUT/RUN u otro ID fiscal, dirección, actividad comercial, cuando sean necesarios para emitir documentos tributarios o celebrar el contrato.
• Credenciales de acceso (contraseñas almacenadas de forma cifrada mediante hash; no las vemos en claro).
• Preferencias de idioma, zona horaria y configuración del workspace.
• Historial de suscripción, pagos y cobranza.

Pagos: los datos de tarjetas u otros medios de pago los procesan proveedores de pago (por ejemplo Stripe, Transbank, Khipu). Tropik no almacena el número completo de tarjeta en sus sistemas; recibe tokens o confirmaciones de transacción según el proveedor.

4.2. Datos de uso del producto y del sitio

• Registros técnicos: dirección IP, tipo de dispositivo/navegador, sistema operativo, identificadores de sesión, fechas y horas de acceso, páginas visitadas, eventos de producto (por ejemplo inicio de sesión, errores).
• Métricas agregadas de rendimiento y seguridad.

4.3. Contenido del Cliente (encargado: Tropik)

Según los canales que el Cliente conecte: mensajes, archivos, historiales, plantillas, etiquetas, notas internas, grabaciones o transcripciones si el Cliente activa esas funciones, y datos que los interlocutores envíen voluntariamente en la conversación.

Tropik no solicita de forma deliberada datos especialmente sensibles (salud, origen étnico, creencias, datos biométricos, etc.). Si el Cliente o un usuario final los incluye en una conversación, se tratarán solo como parte del servicio contratado y bajo responsabilidad del Cliente respecto de su licitud.

4.4. Integraciones

Si el Cliente conecta servicios de terceros (Meta, Google, Trello, OpenAI u otros), recibimos los tokens y datos que esa integración entregue para operar la función habilitada. El Cliente puede revocar la conexión desde la Plataforma o desde el panel del tercero.

4.5. Comunicaciones

Contenido de correos o tickets enviados a soporte, y registros de preferencias de marketing (alta/baja).

4.6. Datos que no recopilamos a propósito

No dirigimos la Plataforma a menores. No creamos perfiles de crédito de consumidores finales del Cliente con fines ajenos al servicio. No vendemos bases de datos de titulares.

5. Bases de licitud (no solo “consentimiento”)

Según el caso, nos apoyamos en una o más de estas bases:

El mero uso del sitio o la aceptación genérica de términos no sustituye el consentimiento cuando la ley exige una acción clara y específica (por ejemplo, cookies de marketing o comunicaciones promocionales).

6. Finalidades del tratamiento

6.1. Servicios y cuenta

Prestar, mantener y mejorar la Plataforma; autenticar usuarios; aplicar permisos; sincronizar canales; generar reportes operativos del workspace.

6.2. Facturación y cobranza

Gestionar suscripciones, pagos, recordatorios y cobranza legítima de deudas derivadas del contrato, directamente o mediante encargados.

6.3. Seguridad y calidad

Detectar incidentes, abusos, spam o uso indebido; auditar accesos; respaldar la continuidad del servicio.

6.4. Comunicaciones del servicio

Avisos de seguridad, cambios materiales en términos o privacidad, incidencias y novedades operativas del producto.

6.5. Marketing (opcional)

Enviar novedades, invitaciones o promociones de Tropik solo si tenemos una base válida (consentimiento o, cuando la ley lo permita, interés legítimo con derecho de oposición). Siempre podrá darse de baja.

6.6. Funciones de inteligencia artificial

Si el Cliente activa funciones de IA (por ejemplo borradores, resúmenes o detección de intención), el Contenido del Cliente puede enviarse a proveedores de modelos únicamente para esa función habilitada, bajo contrato y medidas de seguridad. No usamos el Contenido del Cliente para entrenar modelos generalizados de Tropik ni de terceros, salvo que el Cliente active expresamente una integración cuyo proveedor indique otro tratamiento y el Cliente lo acepte en esa integración.

6.7. Cumplimiento y defensa legal

Cumplir la ley y defendernos frente a reclamaciones o investigaciones.

No tratamos datos para finalidades incompatibles con las anteriores sin una nueva base legal y, cuando corresponda, información previa.

7. Encargados, proveedores e integraciones

Compartimos datos solo con quienes necesitan tratarlos para los fines de esta Política, bajo instrucciones o contratos adecuados (confidencialidad, seguridad, subencargos controlados).

Categorías típicas de proveedores:

• infraestructura cloud y hosting (por ejemplo AWS, DigitalOcean);
• entrega de mensajes en tiempo real (por ejemplo Pusher);
• pasarelas de pago (Stripe, Transbank, Khipu);
• canales y APIs de mensajería (Meta y otros operadores de canal);
• herramientas de productividad o soporte que el Cliente conecte (por ejemplo Trello);
• proveedores de IA cuando el Cliente active esas funciones (por ejemplo OpenAI);
• asesores profesionales (legal, contable) bajo secreto profesional;
• sociedades del mismo grupo empresarial, solo si es necesario para prestar el servicio y con el mismo nivel de protección.

Publicaremos o mantendremos disponible, cuando corresponda, un listado actualizado de subencargados relevantes del servicio SaaS. Los cambios materiales se comunicarán según el contrato o esta Política.

Responsabilidad: Tropik selecciona proveedores con estándares razonables de seguridad y celebra acuerdos contractuales. Eso no implica transferir al titular la obligación de elegir proveedores; frente a usted respondemos conforme a la ley y al contrato por el tratamiento que realizamos. Los sitios o aplicaciones de terceros a los que enlace tienen sus propias políticas; revíselas antes de usarlos.

8. Transferencias internacionales

Podemos almacenar o tratar datos en Chile y en otros países donde operen nuestros proveedores (por ejemplo Estados Unidos u otros).

Cuando la ley lo exija (Ley 21.719, GDPR u otras), las transferencias se apoyarán en mecanismos válidos, tales como:

• país, sector u organización reconocidos como adecuados por la autoridad competente;
• cláusulas contractuales tipo / cláusulas modelo;
• normas corporativas vinculantes u otros instrumentos reconocidos;
• excepciones legales específicas (por ejemplo, necesidad para ejecutar un contrato a petición del titular), usadas de forma restrictiva.

Puede solicitar más información sobre las salvaguardas aplicables escribiendo a privacidad@tropik.app.

9. Cookies y tecnologías similares

Usamos cookies y tecnologías afines en el sitio y, cuando corresponda, en la app web:

Puede gestionar cookies no esenciales desde el banner o preferencias del sitio (cuando esté disponible) y desde la configuración de su navegador. Bloquear cookies necesarias puede impedir el inicio de sesión o funciones críticas.

Si el sitio usa reCAPTCHA u otros servicios de Google, aplican además las políticas de ese proveedor.

10. Conservación

Conservamos datos solo el tiempo necesario para la finalidad y luego los eliminamos o anonimizamos, salvo obligación legal de mayor plazo.

Orientación general (puede variar según contrato o ley):

• Cuenta y facturación: mientras la relación esté activa y, después, los plazos tributarios y de prescripción aplicables en Chile.
• Registros de seguridad y acceso: típicamente entre 6 y 24 meses, salvo investigación en curso.
• Contenido del Cliente: según la retención configurada por el Cliente y el contrato; al terminar el servicio, se elimina o se pone a disposición del Cliente para exportación dentro del plazo contractual, salvo bloqueo legal.
• Marketing: hasta que retire el consentimiento o se oponga.
• Cookies: según su vida útil técnica y la tabla de cookies del sitio.

La eliminación de una cuenta de agente no siempre borra el Contenido del Cliente del workspace (eso lo controla el administrador del Cliente).

11. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas acordes al riesgo, entre ellas:

• cifrado en tránsito (TLS) y, cuando corresponde, cifrado en reposo;
• control de acceso basado en roles y autenticación (incluida 2FA cuando esté disponible);
• segregación lógica de workspaces;
• registros de auditoría y monitoreo de incidentes;
• copias de seguridad y procedimientos de continuidad;
• minimización y formación del personal con acceso a datos.

Ningún sistema es 100 % seguro. Si tomamos conocimiento de una violación de seguridad que afecte datos personales con riesgo razonable para los titulares, notificaremos a la autoridad competente y, cuando corresponda, a los titulares o al Cliente, sin dilaciones indebidas, conforme a la Ley 21.719, el GDPR y el contrato.

12. Sus derechos

Según su ubicación y rol (titular frente a Tropik como responsable, o frente al Cliente cuando Tropik es encargado), puede ejercer:

12.1. Chile (régimen de la Ley 19.628 / reforma Ley 21.719)

• Acceso a sus datos y a información sobre el tratamiento.
• Rectificación de datos inexactos o incompletos.
• Supresión (cancelación) cuando proceda.
• Oposición a tratamientos basados en interés legítimo o a ciertos usos (incluido marketing).
• Portabilidad, cuando la ley y la viabilidad técnica lo permitan.
• Bloqueo temporal en los casos previstos (por ejemplo, mientras se resuelve una controversia).
• Otros derechos que reconozca la Agencia de Protección de Datos Personales.

12.2. GDPR / UK GDPR (si aplica)

Además o en paralelo: acceso, rectificación, borrado, limitación, portabilidad, oposición, retirada del consentimiento, y reclamación ante una autoridad de control de su país. Si Tropik debiera designar un representante en la UE, sus datos se publicarán en esta Política.

12.3. Cómo ejercerlos

Envíe su solicitud a privacidad@tropik.app identificándose de forma razonable. Si actúa en nombre de otra persona, acredite representación. Si la solicitud se refiere a Contenido del Cliente, indíquelo: la canalizaremos al Cliente responsable o le pediremos que la presente directamente ante él.

No cobramos por el ejercicio de derechos, salvo solicitudes manifiestamente infundadas o excesivas, en los términos que permita la ley.

También puede reclamar ante la Agencia de Protección de Datos Personales de Chile (cuando esté operativa conforme a la Ley 21.719) u otra autoridad competente.

13. Menores de edad

La Plataforma está dirigida a empresas y profesionales. No está pensada para menores de 18 años (o la edad mínima de su país). No recopilamos a sabiendas datos de menores. Si detectamos una cuenta de un menor sin base legal, la cerraremos y eliminaremos los datos asociados en la medida posible.

14. Decisiones automatizadas

Las funciones de IA o enrutamiento pueden sugerir respuestas, priorizar conversaciones o clasificar intenciones. No tomamos decisiones automatizadas con efectos jurídicos significativos sobre consumidores finales sin intervención humana adecuada por parte del Cliente. El Cliente es responsable de cómo usa esas sugerencias frente a sus usuarios finales.

15. Autoridades y revelaciones legales

Podemos divulgar datos si la ley lo exige o si creemos de buena fe que es necesario para proteger derechos, seguridad o integridad de Tropik, usuarios o terceros. Cuando la ley lo permita, avisaremos al Cliente o al titular afectado antes o después de la revelación.

16. Cambios a esta Política

Podemos actualizar esta Política para reflejar cambios del servicio o de la ley. La versión vigente se publica en https://tropik.app/privacidad con su fecha. Si el cambio es material, avisaremos por correo a la cuenta administrativa, mediante aviso en la Plataforma o, cuando la ley lo exija, solicitaremos un nuevo consentimiento.

El uso continuado del servicio después de la entrada en vigor de una versión actualizada implica conocimiento de esa versión, sin perjuicio de los derechos que no puedan renunciarse.

17. Contacto

Tropik SpA — RUT 77.729.156-4
Privacidad: privacidad@tropik.app
Soporte: soporte@tropik.app
Web: https://tropik.app